・紙のカルテに記入いただいた新規のお客様情報をシステムに入力する手間を省きたい。
・新規のお客様に記入いただいているアンケートや設問・回答を電子化したい。
電子カルテの導入を検討しているお客様と打ち合わせすると、
お客様の写真やカルテメモを電子化したいという要望があります。
その要望と一緒に、上記のようなアナログ作業が残ってしまうのでこちらも電子化したいといった要望が出てきます。
このような悩みを抱えているあなたにオススメするのが、『新規顧客情報登録サービス』です。
『新規顧客情報登録サービス』は、紙のカルテを顧客管理システムに入力する手間を省きます。
またアンケートや設問・回答の作成、アンケート回答の集計も電子化できます。
上記のような悩みをもつサロンの課題を解決してくれるサービスになります。
今回は、そんな『新規顧客情報登録サービス』について紹介します。
新規カルテの入力作業を大幅に軽減する『新規顧客情報登録サービス』
多くのサロンでは、ご新規のお客様がサロンに来店された際に、紙のカルテにお客様情報をお客様自身で記入していただいていると思います。
その後、施術の空き時間や閉店後の時間を利用して、顧客管理システムやExcelファイルにスタッフが紙のカルテを見ながらお客様情報を転記します。
この転記する作業は、時間がかかり、この入力業務が追い付かない、後回しになっているという話をよく耳にします。
他店舗展開しているサロンでは、紙のカルテを本部へ毎月送って、本部のスタッフに入力してもらっているなんてこともあります。
あなたのサロンでも同じような状況ではないですか？
そのようなサロンの悩みを解決するのが、こちらの『新規顧客情報登録サービス』になります。
『新規顧客情報登録サービス』の４つのメリットについて紹介します。
『新規顧客情報登録サービス』の４つのメリット
１.転記作業が不要に
紙のカルテを見ながらお客様情報を顧客管理システムに転記する作業が不要になります。
施術の合間や閉店後の事務作業の時間が、お客様の施術や接客や技術の練習など本来費やしたい貴重な時間へ変わります。
２.電子化
初回の紙カルテやアンケートなどの紙が不要になります。
またプリンタのインク代、紙のカルテ置場などコスト面での削減ができます。
３.除菌消毒時間の短縮
お客様ご自身のスマートフォンで入力いただきますので、紙のカルテに記入する際のペンの使い回しが減少します。
それにともないウイルス除菌消毒の時間も短縮できます。
4.新規のお客様のアンケート機能
設問内容や設問形式を自由に設定できる初回アンケート機能があります。
紙のアンケートを回収して、集計する時間が短縮できます。
サロンのオーナー様や管理者の方は、いつでもカンタンにアンケート結果を確認できます。
次に『新規顧客情報登録サービス』の主な２つの機能について紹介します。
２つの機能
１.顧客情報入力機能
１つ目は、顧客情報の入力機能になります。
入力項目は、「お名前」「お名前（カナ）」「性別」「生年月日」「電話番号」「郵便番号/住所」「来店動機」「紹介者」の項目になります。
２．アンケート機能（設問機能）
２つ目は、アンケート機能になります。
下図は、アンケートの回答画面になります。
アンケートの設問・回答の内容は、サロンで自由に作成できます。
下図は、アンケート集計結果になります。
アンケート回答結果をCSVデータで出力できます。
アンケートを集計時間は、ほんの数秒で完了します。
次に『新規顧客情報登録サービス』の登録方法について紹介します。
かんたん登録フロー
step 01.『QRコード読込み』
下図の「ご新規のお客様へ」という店頭のPOPに記載してあるQRコードをお客様自身のスマートフォンで読み込みます。
もしご年配のお客様で入力が難しいお客様やスマートフォンをお持ちでないお客様につきましては、サロンのiPadやスマートフォンでQRコードを読んで顧客情報の入力をお手伝いできます。
step 02.『顧客情報入力』
お客様のスマートフォンに情報入力画面が表示されます。
お名前、性別、電話番号、生年月日、住所といった情報をお客様のスマートフォンで入力します。
step 03.『呼び出しから登録完了』
お客様自身のスマートフォンで登録していただいたお客様情報をPOSシステムの予約登録画面で検索して呼び出し登録を完了します。
そのためスタッフの入力作業時間の短縮や誤入力などを防ぎ、スタッフの負担を大幅に軽減します。
今後のバージョンアップ予定
今春のバージョンアップで、表示する項目と必須項目をサロンごとに設定できるようになります。
「不要な項目を消したい」
「必須項目を増やしたい」
「必須項目を減らしたい」
などサロン様よりご要望をいただくことがございました。
そのようなサロン様のご要望に対応したバージョンアップとなっております。
まとめ
今回は、新規のカルテ登録を電子化したいサロンにオススメの『新規顧客情報登録サービス』について紹介しました。
こちらの『新規顧客情報登録サービス』は、「電子カルテサービス」と一緒に導入することで、電子カルテの導入もスムーズに行えますのでオススメです。
電子カルテの導入を検討しているあなたにこの記事が参考になれば幸いです。
※「電子カルテサービス」について、詳しく知りたい方はこちらの記事「電子カルテ（美容室・まつエクサロン・アイブロウサロン・ネイルサロン）」をご覧ください。