こんにちは、トリミングサロンオーナーの皆さん！
新しくトリミングサロンを開業する方や既に経営されている方、毎日お疲れ様です。
今回は、お店の運営を効率的にするために、同意書の電子化導入効果についてお話しします。
トリミングサロンの経営にはさまざまな作業が伴いますが、
その中でも紙の同意書の保管にお困りではありませんか？
同意書って案外場所を取るもの。
でもご心配なく、今回はその解決策をご紹介します。
新しくトリミングサロンを開業する方やシステム導入を検討している方々とお話しする中で、お客様のカルテ情報だけでなく、同意書も電子化したいというご要望をよくお聞きします。
同じようなお悩みを抱える皆さんに、ぜひご紹介したいのが、電子カルテサービスの『同意書』機能です。
それでは、トリミングサロン向け電子カルテサービスの同意書機能の5つのポイントをご紹介します。
「トリミングサロンで同意書って、もちろんお客様からいただいているよね？」
そう考えている方が多いのではないでしょうか。
実際、個人で経営されているトリミングサロンから、
複数の店舗を展開している法人のサロンまで、さまざまなお話しをお伺いしてきました。
その中でよく尋ねる質問が、「同意書はお客様からいただいていますか？」です。
その結果、お客様から同意書をいただいているトリミングサロンは全体の約60％程度でした。
予想よりも少ない割合ですよね。
一方で、「必ずお客様から同意書をいただきます」という経営者の方々もいらっしゃいます。
その方々は、過去に何らかのトラブルを経験し、それを未然に防ぐために同意書を導入しているケースが多いようです。
そういった背景からも、同意書をお客様からいただくか迷っている方々や検討中のオーナーの方々には、
ぜひ同意書機能をご利用いただきたいと思います。
それでは、トリミングサロン向け電子カルテサービスの同意書機能の5つのポイントについて詳しくご紹介します。
少し長いですが、お付き合いください。
同意書機能5つのポイント
同意書機能のポイントは以下の通りです。
ポイント①：いつもお使いの紙の同意書をそのまま電子化
以前からお使いの紙の同意書をそのまま電子データにできます。
お客様からのご署名もデジタルデータとして保存できるので、同じ内容の同意書をスムーズに利用できます。
ポイント②：複数種類の同意書にも対応
トリミングサロンによって、利用する同意書の種類が異なります。
トリミング施術のみのサロン、ペットホテルや幼稚園なども運営しているサロン。
サロンの提供サービスによって、利用する同意書も異なります。
主な同意書（承諾書）としては、下記の3つがよく利用されています。
トリミングの施術同意書、老犬の施術同意書、ペットホテルの同意書。
同意書機能では、複数の同意書が登録できるのも特徴の1つです。
またシステム導入後になりますが、
「同意書の内容に変更があった場合はどうしたらよいか？」
といったご質問をいただくことがあります。
もしシステム導入後に、同意書内容に変更が発生した場合は、ワードやエクセルなどで作成した同意書データをお送りいただければ、差し替え致します。
同意書内容の変更作業に、費用はかかりません。
ポイント③：手描き機能で署名入力
お客様ごとに同意書をiPadなどのデバイスで表示し、手描きで署名を入力できます。
アナログとデジタルの組み合わせで、お客様のご署名を取得します。
ポイント④：セキュリティ対策で安心
同意書には個人情報が含まれることもあり、その扱いには注意が必要ですよね。
ですが安心してください、セキュリティ面でも配慮されています。
お客様が同意書の内容を確認し、署名をする際に、サロンのiPadをお渡しすることがありますよね。
その際、お客様が同意書以外の画面を表示できないよう、
パスワードで制御するセキュリティ対策が施されています。
そして、最後のポイントです。
ポイント⑤：3つのコスト低減
同意書機能を利用すると3つのコスト低減が可能です。
同意書機能を導入することで、3つのコスト削減が期待できます。
■同意書を探す時間の短縮
紙の同意書は探すのに一苦労ですよね。
紙のカルテと一緒にクリアファイルに入れて保管したり、アイウエオ順にファイリングして保管するなどの手間がかかります。
しかし、電子化することで、顧客ごとのデータで保存されるため、必要な同意書をすぐに見つけることができます。
■保管場所の減少
紙の同意書は保管スペースを取ります。
サロン内のスペースは限られていますから、
同意書を保管するための場所が増えることは避けたいですよね。
電子化することで、データとしてクラウド上に保管でき、場所の心配も不要です。
■用紙代、インク代などの印刷コストの低減
紙の同意書を印刷するためには、用紙代やプリンタのインク代がかかります。
また、コピーを取る際にもコピー代が必要です。
しかし、電子的に同意書を扱うことで、これらの印刷関連コストを削減できます。
まとめ
まとめると、今回はトリミングサロンオーナーの皆さんに向けて、同意書の導入効果をご紹介しました。
具体的には、以下のポイントを押さえています。
・紙の同意書を電子化することができる。
・複数種類の同意書に柔軟に対応できる。
・手描き機能でお客様の署名をデジタル化することが可能。
・パスワード設定でセキュリティを強化する。
・同意書機能の導入により、時間とスペース、印刷コストの3つのコストを削減できる。
もしあなたが同意書の導入に悩んでいるのであれば、ぜひこの記事を参考にしてみてください。
トリミングサロン経営の効率化に一歩前進する手助けになることでしょう。
またトリミングサロンでカルテの電子化を検討している方は、こちらの記事トリミングサロンが電子カルテを導入すべき理由について詳しく解説！電子カルテや予約管理にオススメ機能を紹介もご覧ください。