様々な機能でサロン運営の効率化に役立つ電子カルテ。
多くのサロンで、一度は導入を検討していると思います。
「●時間/月 の業務軽減に成功、接客に使える時間が増え収益増からの給与増を実現 」といった事例もあります。
電子カルテは無料～数千円／月で利用できるプランも多く、比較的手ごろなのも魅力的です。
しかし、貴重な費用や時間を投入する以上は、本当に導入すべきか精査するべきです。
確かに電子カルテは便利ですが、他の事に予算を割く方が現在のあなたのサロンには有効である場合もあります。
この記事では、電子カルテを導入するか否かを判断する際に検討しておきたいことについて解説します。
＜この記事を読むことで得られる事＞
1.電子カルテを本当に導入すべきかの判断材料になる
2.導入して満足できる、導入後の認識のギャップを減らす事ができる
3.あるいは、自社にとって本当は不要なサービス導入をせずに済む
サロンの課題解決につながるのか
電子カルテを導入することで、あなたのサロンが抱える課題を解決できるのかを考えましょう。
そのためには、課題の洗い出しが必要です。
本質的な業務、つまり施術や接客の妨げになっている事や、スタッフが快適に働くうえで、障壁になっている事。
それらが電子カルテの導入によって解消できるのか、そして費用対効果に合うのかを
検討することが大切です。
例えば、紙のカルテを管理するために掛かっている時間を削減するために電子カルテの導入を検討するのであれば、どれくらいの時間が掛かっているのかを予め整理しておきましょう。
そのために、スタッフ1人当たり〇分/日 など、日々の業務を振り返る習慣をつけておきましょう。
そして、電子カルテを導入すれば作業時間をどのくらい削減できるか、削減した時間を、接客に充てることができればどれくらい収益を高めることができるか・・・という切り口で検討しましょう。
紙のカルテでは、来店前にこれまでの施術内容を確認するほかにも、様々なコストが発生します。
発注や印刷といった作業の他、保管のためのスペースもコストの一つといえます。
紙物が多いとホコリがたまりやすくなり、クリンリネス維持の妨げにもなります。
業者に処分を依頼している場合、その費用がどれくらいかかっているかも把握しましょう。
スタッフ間の情報共有
スタッフ間での情報共有を改善するために電子カルテを検討される場合は、現在の運用にて、サロン内でカルテ情報をシェアする際に課題になっていることを整理しましょう。
例えば、再来店されたお客様に対して、紙カルテの文字情報やイラストを元に施術した際に上手く再現できたか振り返ってみましょう。可能であればお客様に直接感想を聞いてみましょう。
また、前回と別のスタッフが「前と同じ感じで」と言われた場合、上手く対応できているかチェックしてみましょう。
POSシステムを導入している店舗は、様々なパターンで再来店率を確認してみるのも良いでしょう。
そして情報共有を改善するために、電子カルテ上でどんな情報を共有したいのかまとめましょう。
写真、手描きのメモ、タイピングで入力できる文字情報・・・等、具体的なイメージを持っておくと良いでしょう。
サロンの運用との相性
現在の電子カルテは、様々な機能が搭載されていますが、機能そのものと同じくらい、使いやすさが重要です。
各機能の導線設計は、現在のサロンの業務フローに沿って考えたときに、使いやすいのか。
あるいはどの程度システムに合わせて業務フローを変更できるか。
例えば、ご新規様が来店された際の基本情報の記入からカウンセリング、同意書の締結といった一連の流れが、現状どのようになっていて、システムを導入した場合にどのようなフローになるかを確認しておきましょう。
対応する機器類
使用できる端末等、環境についてもあらかじめ確認しておきましょう。
電子カルテは一般的に、タブレット端末での利用を想定していることが多いです。
専用端末の購入が必要なのか、iPadなどの市販の機器で使用できるのか、各社で異なります。
市販のもので利用できる場合、対応機種も確認が必要です。
機器の分の費用も試算しておきましょう。
加えて、タブレット以外の環境での使用ができるかについてもチェックしておきましょう。
スマートフォンでの使用ができれば、タブレットの買い増しは不要になるかもしれません。
タブレット端末よりも持ち運びしやすく、写真撮影もしやすいです。
またキーボード入力の申送り項目などは、パソコンでの使い勝手に優れる場合もあります。
将来的なバージョンアップについて
電子カルテを含めたサロンシステム業界は、日進月歩で進化しています。
複数社で比較検討し、現状における最善のサービスを選択したとしても
その後、別の企業がより優れた製品をリリースする可能性は払しょくできません。
そしてカルテで顧客情報を管理する以上、システムの乗り換えは容易ではありません。
つまり、長期的な視野を持って検討することも非常に大切です。
上記より、どのシステムを導入するかの判断で重要なのは、システムを提供する会社が
常にサロンワークを意識した機能向上を実際におこなっているかを確認してみることです。
ポイントは2つあります。
1つ目は、実際に直近で改修された機能や、バージョンアップが行われた時期について聞いてみる事です。
例えば定期的（2～3ヶ月毎）にバージョンアップを実施しているシステムAと
リリースされてから何年もバージョンアップの実施がないシステムBとの比較であれば
今後永く使い続けることを考慮し、機能拡充に期待できるシステムAを採用されるでしょう。
システムBが導入当初こそ「業界初」の機能をうたっていても、その後機能向上することがなければ数か月後には同じような機能をもった、更に安価に導入できるシステムが出てくる、ということも少なくありません。
2つ目は、ユーザーからのフィードバックに対する姿勢はどうなのかを確認する。
「導入して実際に使ってみたら、部分的に使いづらい箇所があった」
「想像していたものと少し違っていた。」
現場で使用されはじめて出てくる、こうした意見・ご要望があります。その際どのように対応した実績があるのか確認しましょう。
もちろん技術的な問題や他のユーザーへの影響範囲の兼ね合いで全てを対応することは困難でしょう。
ですが、例えば多少のレイアウトの変更やボタンの追加などといった軽微な改良で解決できる場合もあります。
ユーザーの声に耳を傾け常に現場にあった仕組みへと改良・解決するシステム会社を見極めたいですね。
まとめ
いかがでしたか。今回は電子カルテの導入を考える際、検討しておきたいことについて説明しました。
電子カルテのようなシステム類に限っても、POS、予約システム、アプリ、勤怠管理、決済サービス等、多岐にわたります。
サロンの設備投資という視点で考えれば、その他にも機器類や物品、あるいは採用を行う等数えきれないほどの選択肢があります。
そもそもサロンを運営すること自体、様々なコストがかかります。その上でどんな設備投資を行うかを検討する際に大切なのは、優先順位をつけるという事です。
それぞれの選択で解決しうる課題は何かを明確にしたうえで、あなたサロンの方針に見合うかを検討しましょう。
私たちアライド・システムは1991年の創業以来、電子カルテやPOSシステムの提供を通じ数多くのサロンワークを支援し続けています。
弊社のサロンシステムにご興味をお持ちの方は、下記よりお気軽にお問い合わせください。