トリミングサロンの運営では、さまざまな作業が伴いますが、その中でも紙の同意書の保管にお困りではありませんか？
同意書は案外場所を取るもの…でもご心配なく！今回はその解決策をご紹介します。
トリミングサロンの同意書管理が抱える課題
紙の同意書の管理が難しい理由とは？
紙の同意書は、手書きで記入するため、読みづらさを感じたり、書き間違いが発生しやすいです。
また、顧客情報の管理が煩雑になり、適切に分類・整理しないと紛失するリスクがあります。
特に、リピーターの施術履歴やペットの健康状態に関する重要な情報を素早く参照できないことは、サービスの質を低下させる原因となります。
紛失・劣化・保管スペースの問題点
紙の同意書は時間が経つと劣化し、文字がかすれてしまうこともあります。さらに、保管場所が必要となり、書類が増えるとスペースを圧迫します。必要な書類をすぐに見つけるのが難しくなるのも問題です。
また、法的な観点から一定期間の保管が義務付けられている場合もあり、スペースの確保が負担となります。
手書きの情報共有ミスが引き起こすトラブル
スタッフ間での情報共有時に、手書きの情報が読みにくかったり、記載ミスがあったりすると、誤った対応をしてしまうリスクがあります。
特に、ペットの健康状態やアレルギー、ワクチン接種などの特記事項を誤認すると大きな問題になりかねません。
手書きのミスによって、薬剤の使用ミスや施術内容の齟齬が発生し、顧客の信頼を損なう可能性もあります。
同意書を電子化するメリットとは？
データ管理で情報の検索性が向上・情報の共有がスムーズに
電子化された同意書は、必要な情報を検索するだけで簡単に閲覧・共有できます。
紙のようにファイルを探し回る必要がなく、業務の効率化につながります。
ペットの施術履歴や特記事項も即座に確認できるため、サービスの向上につながります。
紙の保管スペース不要！ペーパーレス化の利点
電子化することで、物理的な保管スペースを削減できます。
スペースを有効活用できるため、整理整頓がしやすくなり、店舗全体の運営がスムーズになります。
さらに、環境負荷の軽減にもつながり、サステナブルな経営を実現できます。
電子化によるセキュリティ強化と法的リスク対策
電子化された同意書は、パスワードやアクセス制限を設定することで、情報漏洩のリスクを軽減できます。
トリミングサロン向け電子カルテ導入のポイント
電子カルテでできること（施術履歴・健康状態の記録）
電子カルテでは、施術履歴やペットの健康情報を一元管理できます。
過去の施術内容を即座に確認できるため、顧客対応の精度が向上します。
また、アレルギーや特記事項を記録しておくことで、トラブルを未然に防ぐことができます。
同意書と電子カルテの連携で管理をスムーズに
電子カルテと同意書を連携させることで、顧客情報を一元管理しやすくなります。
施術履歴や特記事項を同時に確認できるため、サービスの質が向上します。
予約時に顧客の同意書を表示させることも可能です。
スタッフ間の情報共有がスピーディーに
電子カルテを利用することで、スタッフ間の情報共有が迅速に行えます。
特に、多店舗展開しているサロンでは、データをクラウド上で管理することで、どの店舗からでもアクセスが可能になります。
POSシステムを活用したデジタル管理のすすめ
POSシステムで顧客管理を一元化！予約・会計の効率化
POSシステムを導入すれば、顧客情報の管理から予約、会計処理まで一元化され、業務全体の流れがスムーズになります。
顧客データの蓄積により、リピーター向けの施策を実施しやすくなるのも大きなメリットです。
電子カルテとの連携でトータル管理を実現
POSシステムと電子カルテが連携することで、売上分析、施術履歴を一元管理できるようになります。
これにより、個々の顧客に合わせたサービスの提供が可能になります。
同意書機能について
新しくトリミングサロンを開業する方やシステム導入を検討している方々とお話しする中で、お客様のカルテ情報だけでなく、「同意書も電子化したい」というご要望をよくお伺いします。
同じようなお悩みを抱える皆様にぜひご紹介したいのが、電子カルテサービスの同意書機能です。
こちらでは、同意書機能の2つのポイントをご紹介します。
お使いの同意書をそのまま電子化
以前からお使いの紙の同意書をそのまま電子データにできます。
署名もデジタルデータとして保存できます。
顧客ごとに同意書をiPadなどのデバイスで表示し、署名をペンタブレットで入力できます。
複数種類の同意書にも対応
トリミング施術のみのサロン、ペットホテルや幼稚園なども運営しているサロンなど、店舗の違い、提供するサービスによって利用する同意書の種類も異なります。
主な同意書（承諾書）としては下記の3つがよく利用されています。
同意書機能では、複数の同意書が登録できるのも特徴の1つです。
同意書電子化の導入手順と成功事例
トリミングサロンの「紙の同意書問題」を解決する電子化の進め方を、実際の現場の声を交えて解説。
デジタル化でスタッフのストレスが減り、お客様の信頼がアップする電子化のメリットを最大限に活かす方法をご紹介します。
誰でもできる5ステップ導入ガイド
「お困りごと」を洗い出し
最初にやること例
スタッフ全員で「紙の同意書でイライラすることベスト3」を書き出してみましょう
システム選びの2つのチェックポイント
おすすめの方法
気になるシステムは必ず「無料お試し期間」で実際に触ってみること。A’staff Cloudなら1週間のトライアルが可能です。
データ移行は「デジタル化」から
現場の知恵
作業は繁忙期を避け、スタッフのシフトを調整しながら進めるとスムーズです。
A’staff Cloudなら記入済の同意書を撮影して電子カルテに保存できます。
また、同意書の電子化を進めるためには、紙の同意書をデジタル化する準備が必要です。
A’staff Cloudの場合は、Word・Excel・PDF・illustratorなどの基データをご用意いただけましたらスムーズな対応が可能です。
運用ルールは「3つの禁止事項」から
あるサロンの事例：
ID制限を設け、特定のスタッフしか操作できないようにすることで情報漏洩対策を強化
まずは「お試し導入」からスタート
おすすめの方法
段階的な移行が成功のコツです。
電子カルテ導入後の効果とスタッフの声
時間削減効果がすごい！
繁忙期は特に出し入れが大変でした。紙の管理に追われなくなったのは大きいです。
顧客情報・予約状況の共有化
クラウドのシステムだから数台のパソコンやiPadで情報を共有できるのが便利
お客様の反響が変わった
iPadで手描きのコメントやイラストが書き込めるのでニュアンスを伝えやすい。過去のカット写真を見せながら説明できるので接客がスムーズになった。
オーナーの声
別のスタッフに担当させても、前回の施術内容がすぐ分かるので安心して担当させられる。
実際にA’staff Cloudを導入いただいたサロンスタッフ様からは、上記のような声が寄せられています。
失敗しないためのQ&A
- Q高齢のお客様が電子署名を拒否したら？
- A
紙の同意書を併用可能なシステムを選択しましょう。A’staff Cloudならハイブリッド運用OK。
- Q過去の紙データはどうする？
- A
重要書類のみスキャンし、他は「デジタル化済み」スタンプを押して期限後に廃棄など。
A’staff Cloudなら紙データをiPadで撮影して電子カルテに保存できます。
電子化は「完全ペーパーレス」を目指すよりも、「スタッフとお客様が笑顔になる」ことを目標に進めるのがコツ。まずは1つの同意書から始めてみると、自然に導入が進みますよ。
A’staff Cloudでサロン経営を強化しよう
A’staff Cloudは、電子カルテとPOSシステムを連携し、トリミングサロンの業務をトータルで管理できるツールです。
予約管理、顧客情報の一元管理、電子同意書の保管が可能で、サロンの業務効率化と顧客満足度向上に貢献します。
さらに、マーケティング機能も充実しており、LINE連携によるリマインダー送信やクーポン配信が可能です。