「在庫管理について教えてもらったことがないのでよくわからない」
「POSシステムの在庫管理機能はあるのは知っているけど、使い方がよくわからない」
「POSシステムの使い方は、わかるけど実際に現場のスタッフにどう教育していいかわからない」
このようなことで悩んだり、考えたりしていませんか？
そんな悩みを抱えている美容室経営者の方に、POSシステムを利用して在庫管理を始めるために必要な３つのことを紹介します。
美容室でサロンPOSシステムを使った在庫管理を始めるために必要な３つのことを紹介する前に、在庫管理について少し考えたいと思います。
在庫管理は、なぜ必要なのか？
在庫管理は、美容室・サロン経営の基本です！
在庫管理は必要だとわかっているけど、どうしても後回しになっていませんか？
なぜ、こういう考え方の美容室が多いのでしょう？
では、なぜ在庫管理が後回しになってしまうのでしょうか？
美容室経営者やスタッフからよく出てくる理由をいくつか挙げてみました。
１.売上のほうが重要だから
２.店販品はそのうち売れるし、材料はそのうち使うから
３.食べ物ではないので、腐らないから
４.今は忙しいから
人は、目の前で起こることにはとても敏感ですが、それ以外の事は非常に鈍感なものです。
ここで質問です。
美容室にどれくらい在庫があるか知っていますか？
この質問の答えられない場合は、在庫管理に関心がない、つまり在庫管理ができていない証拠です。
なぜ？ 在庫管理が重要か。
在庫はお金だとよく言われます。
つまりはこういうことです。
１，０００円でシャンプーを仕入れました。現在、お客様が購入するのを待っている状態です。これが１，５００円で売れれば、５００円の儲けとなりますので、お金が５００円、手元に入ります。これが、お給料などの元になります。
しかし、もし売れなかったら1,000円で仕入れたこの商品はずっとお金になりません。
これが、『在庫はお金』 という理由です。
みなさんの自宅で同じようなことが起きたらどうでしょう？
「使いもしないのになんでこんなに買ってきて」
そんな声が聞こえてきませんか？
美容室経営の利益に大きな影響を与える在庫管理
決算の際に期末棚卸をしたら、予想に反して利益がでなかったなんて経験はありませんか？
在庫管理でよく出てくる棚卸には、「期首棚卸高」と「期末棚卸高」と２種類あります。
「期首棚卸高」＝毎月月末に棚卸を行う場合、月初にあった商品・店内消費材料の在庫金額
「期末棚卸高」＝毎月月末に棚卸を行う場合。月末にあった店販品・店内消費材料の在庫金額
例えば、４/３０に棚卸を行って１００，０００円の在庫金額があった場合
４月の期末棚卸高が、１００，０００円
５月の期首棚卸高が、１００，０００円
となります。
1ヶ月の「売上総利益」は、売上高から売上原価を引くと計算できます。その売上原価を計算するために、「期首棚卸高」と「期末棚卸高」が必要です。
「期首棚卸高」と「期末棚卸高」を知らないと美容室の１ヶ月の正確な利益がでません。
売上原価を計算するための計算式は下記になります。
「売上原価＝期首棚卸高＋仕入高－期末棚卸高」
例えば６月の売上原価を出す場合について見てみます。
６/１（期首）にあった在庫に６月中に仕入した金額を足して、６/３０（期末）の在庫を引けば、６月の売上原価を出すことができます。
売上総利益を計算するための計算式は下記になります。
「売上総利益＝売上高－売上原価（期首棚卸高＋仕入高－期末棚卸高）」
在庫をきちんと計算することで、美容室の経営状態を把握し、今後の計画に活かしていく。
これが、在庫管理の棚卸をする目的になります。
サロン向けPOSシステムで、在庫管理をオススメする理由
美容室でPOSシステムをこれから導入を検討している方には、サロンPOSシステムでの在庫管理をオススメします。
サロン向けPOSシステムで在庫管理をオススメする理由は、２つあります。
①在庫管理の店内ルール共有化
②業務効率化して生産性を高めるため
①在庫管理の店内ルール共有化
在庫管理の店内ルールの共有化は、在庫管理をきちっとやる上では、スタッフ全員のルールの理解が必要です。
例えば、美容室のお店の中でカラー剤を使った場合は、なにをするの？
在庫担当のスタッフＡさんがお休みの日に、在庫管理の店内ルールを知らないスタッフＢさんが、使用済みのカラー剤の箱をゴミ箱に捨ててしまったら、もうそこで在庫は狂ってきてしまいます。
新しいスタッフが美容室に入った場合や他店の美容室からヘルプでスタッフがきた場合も店内ルールの共有が必要です。サロンPOSシステムで在庫管理をする仕組みと店内ルールを合わせて行うことで、「誰でも」「どこでも」同じようにできます。
②業務効率化
在庫管理は重要ですが、日々の入力作業になるべく時間をかけたくないですよね。店販品を販売した時、POSシステムで自動に在庫が減れば、それ以外は何も入力はいりません。手作業やExcelで在庫管理を行うと、POSシステムで入力して、さらにもう１つ入力する手間がかかります。
単純な入力作業はできる限り効率化して時間をかけない。
そこから得られるアウトプット情報を元に、仮説を立てて次の対策を考え、行動することが重要ではないでしょうか。
サロンPOSシステムで在庫管理を始めるために、必要な３つのこと
美容室でPOSシステムを使った在庫管理を始めるために、必要な３つのことになります。
１.POSシステムの在庫管理機能
２.教育とノウハウ
３.サポート
POSシステムで在庫管理を始めるために、必要な３つのことを１つずつ説明していきます。
①POSシステムの機能
美容室の在庫管理に最低限必要な入力機能は、棚卸管理、売上管理、仕入管理、入庫管理、出庫管理になります。他にも発注管理、返品管理なども運用によっては必要な機能です。サロン向けのPOSシステムを導入して在庫管理する場合、下記の点にも考慮してシステムを検討しましょう。
・POSレジの会計で、店販品を販売すると自動的に在庫が減る。
・顧客が購入した店販品を返品した時は、マイナス数量「-１」で入力すると在庫が増える。
・店販品を販売した時に、JANコードをバーコードリーダーで読み取れて会計ができる。
・仕入や店内消費などの入力作業でバーコードリーダーが使える。
・商品マスタのカテゴリは多いほうが在庫管理を運用するのに便利。
・棚卸時の商品カウントが、スマホでハンディターミナルのようにできる。
例えば、仕入先、店販品・店内材料の区分、シャンプー・トリートメントなどの区分、商品のメーカーやブランドなどのカテゴリが多く登録できると商品選択がしやすくなります。他にも美容室において在庫管理を運用する上で、必要な機能はありますが業務効率をあげるために必要な機能を紹介しました。
②教育とノウハウ
POSシステムで在庫管理を行う上で、一番大事だと考えるのは「教育」です。
サロンPOSシステムに在庫管理機能があっても使っていない美容室が多いのはなぜでしょう？
POSシステムに在庫管理機能があっても電話で棚卸や登録方法は聞いたり、説明書やマニュアルを読んだだけではなかなかできません。
なぜなら、在庫管理のことを知らないからです。
だから、サロンPOSシステムで在庫管理を行うには、「教育」が必要です。
教育には、まずは美容室の在庫管理状況を知る必要があります。
在庫管理の状況とサロンPOSシステムをからめて、どこでどういう形でサロンPOSシステムを利用していくのかが大切です。どうやったら業務効率化できるか、間違いを少なく在庫管理が運用できるか。長年培ってきた美容室の在庫管理の「ノウハウ」を活かし、在庫管理のルール決めを一緒に考えます。
美容室経営者が、在庫管理をはじめたいと考えた時に、スタッフをどう納得してもらうか？
そんな時、わたしどものような第３者が関わったほうがスムーズに在庫管理を美容室やサロンに導入できるといった利点もあるのではないでしょうか。
③サポートが必要
「教育」はあくまで在庫管理の始まりです。その後、在庫管理の運用ができているか？はじめたら別の課題がでてくることなどあります。在庫管理は、導入後のサポートが必要だと考えます。これは、なにも在庫管理だけに限ったことではありません。サロンPOSシステムは導入していただいてからが本番です。どんなに見た目や機能がすぐれたサロンPOSシステムでも、美容室やサロンで使いこなせなければ意味がありません。使いこなしていただくためには、導入後のサポートが大切です。
こちらのブログ「POSサプリ]もご覧下さい。
まとめ
サロンPOSシステムで在庫管理を始めるために必要な３つのことを紹介しました。
１.サロンPOSシステムの在庫管理機能
２.教育とノウハウ
３.サポート
３つの中でも「教育とノウハウ」が、サロンPOSシステムで在庫管理を行うためには重要です。
- サロンPOSシステムで在庫管理をやりたい！
- 美容室開業時から在庫管理をしっかりやりたい！
もし、サロンPOSシステムを検討していて、パソコン関係苦手だからサポートが必要とか、美容室で在庫管理を含めたPOSシステムをこれからしっかり使っていきたいと考えている方は、ご相談ください。